Pre-Opening

Ruhsatın alınmış olması, bir sağlık kuruluşunun açılışa hazır olduğu anlamına gelmez. Pre-opening, kuruluşun ilk hastasını kabul edebilecek operasyonel olgunluğa ulaştırıldığı aşamadır. Bu aşamanın atlanması ya da aceleye getirilmesi; açılış sonrası ilk aylarda verimsizlik, personel kargaşası, hasta memnuniyetsizliği ve gelir kaybı olarak geri döner.

Sağlık işletmelerinde ilk izlenim kalıcıdır. Açılışın ilk haftalarında yaşanan aksaklıklar, bölgedeki itibarı uzun süre etkiler. Bu nedenle Selinus, açılışı bir tarih değil; planlanmış ve test edilmiş bir süreç olarak ele alır.

Pre-Opening Kapsamı

Organizasyon Yapısının Kurulması

Organizasyon şeması, birim tanımları, raporlama hatları, görev ve yetki tanımları oluşturulur. Kimin neyden sorumlu olduğu açılış öncesinde yazılı hale getirilir; böylece ilk günlerde en sık yaşanan “sahipsiz süreç” sorunu önlenir.

İnsan Kaynağı ve Eğitim

Kadro planı doğrultusunda işe alım süreci yürütülür; hekim, hemşire, teknisyen ve idari personel istihdamı planlanır. Oryantasyon programı, mevzuat eğitimleri, hasta iletişimi eğitimleri ve bilgi sistemi kullanım eğitimleri açılıştan önce tamamlanır.

Süreç ve Doküman Tasarımı

Hasta kabul, randevu, muayene, tetkik, işlem, faturalama, taburcu ve şikâyet süreçleri adım adım tanımlanır. Prosedürler, talimatlar, formlar ve kayıt yapısı oluşturulur. Bu doküman seti aynı zamanda kalite ve akreditasyon çalışmalarının temelini kurar.

Satın Alma ve Tedarik

Tıbbi cihaz, sarf malzeme, ilaç, demirbaş, tekstil ve hizmet alımları planlanır. Tedarikçi değerlendirmesi, teklif karşılaştırması ve sözleşme yapısı kurgulanır. Açılış anında bulunması gereken asgari stok seviyeleri belirlenir.

Bilgi Sistemleri ve Altyapı

Hastane bilgi yönetim sistemi, randevu sistemi, laboratuvar ve görüntüleme entegrasyonları, ödeme altyapısı ve raporlama araçları kurulur ve test edilir. Personelin sistem üzerinde uçtan uca deneme yapması sağlanır.

Hasta Yolculuğunun Test Edilmesi

Gerçek bir hasta senaryosu baştan sona yürütülerek darboğazlar tespit edilir. Karşılamadan ödemeye kadar her adım denenir; aksayan noktalar açılıştan önce düzeltilir.

Açılış Senaryosu

Kademeli açılış planı hazırlanır: hangi birimin hangi hafta devreye gireceği, ilk dönem hasta kabul kapasitesinin nasıl sınırlanacağı ve tanıtım faaliyetlerinin takvimi belirlenir. Tam kapasiteyle açılış yerine kontrollü bir devreye alma tercih edilir.

Pre-Opening Neden Atlanmamalı?

• Personel görev tanımları netleşmediğinde ilk aylarda yüksek devir yaşanır
• Süreçler yazılı olmadığında her çalışan kendi yöntemini kurar, standart oluşmaz
• Stok ve tedarik planlanmadığında açılış günü malzeme eksikleri ortaya çıkar
• Bilgi sistemi test edilmediğinde faturalama ve kayıt hataları birikir
• Kontrolsüz tam kapasite açılış, hem hasta memnuniyetini hem itibarı zedeler

Çalışmanın Çıktıları

• Organizasyon şeması ve görev tanımları
• Kadro planı, işe alım ve eğitim programı
• Süreç haritaları, prosedür ve form seti
• Satın alma planı ve tedarikçi listesi
• Devreye alınmış ve test edilmiş bilgi sistemi
• Kademeli açılış planı ve tanıtım takvimi

İlgili Hizmetlerimiz

• Kurulum & Ruhsatlandırma
• Organizasyon & İnsan Kaynağı
• İşletme & Operasyon Yönetimi
• Kalite & Akreditasyon
• Hasta Deneyimi

Sıkça Sorulan Sorular